Планирование и определение приоритетов.

Программа сохранения.

Составление программы сохранения коллекций нельзя рассматривать как непосильную задачу, требующую технической экспертизы в области химии бумаги или практических умений реставратора. Скорее, эта работа напоминает принятие решений менеджером: подготовка и передача имеющихся ресурсов для определенных видов деятельности, важных при осуществлении задач вашего учреждения. Чтобы принятие решений в области сохранения по возможности лишить некой загадочности, полезно рассматривать эту задачу как один из аспектов управления коллекциями (менеджмента).

Цели и приоритеты программы сохранения должны быть основаны на общих задачах вашего учреждения. Они также должны опираться на согласованную и четко выработанную политику относительно ваших коллекций. Если общие цели или политика по отношению к коллекциям сформулированы в слишком общем виде и поэтому не могут служить основой для выработки программ, то их лучше написать заново с тем, чтобы отразить конечные задачи хранения коллекций и ясно показать их роль в выполнении задач учреждения.

Меры по сохранению фондов могут быть разбиты на две категории. Первая из них -- превентивная защита, которая обычно имеет целью защиту коллекций от разрушения в общем виде. Вторая -- включает различные реставрационные процессы, с помощью которых устраняются физические или химические повреждения. Реставрационные работы требуют больших затрат труда и наличия хорошо подготовленных профессионалов. Поэтому они дорогостоящи и, обычно, применимы только к тщательно отобранной части коллекции. Процесс планирования должен быть построен так, чтобы программа содержала обе эти категории деятельности.

Методики планирования.

Для выработки программы сохранения можно применить стандартную методику стратегического планирования. Помимо того, имеется и несколько специализированных приемов, которые разработаны отдельно в помощь библиотекарям, архивистами и хранителям для оценки их потребностей в области сохранения коллекций и способствующие принятию верных решений в определении приоритетов. Ассоциация Научных Библиотек предлагает программу планирования в области сохранения, которая предназначена для больших научных библиотек и, как правило, проводится в жизнь с участием опытного администратора в качестве специалиста-консультанта. В то же время она может предоставить общую форму и определенную информацию, полезную для оценки проблем, с которыми неизбежно сталкивается любой хранитель. Так, например, CALIPR -- компьютерная программа, недавно разработанная для того, чтобы помочь всем типам хранилищ в Калифорнии провести очень простую оценку своих потребностей в деле сохранения коллекций. Комиссия по Сохранению и Доступу публикует отчет по выбору способов сохранения архивных коллекций в январе 1993 г. Отчет включает аналитическую схему, помогающую хранилищам выделить коллекции, которые подвергаются максимальному риску, а также установить наиболее ценные коллекции, чтобы в итоге правильно определить приоритеты в программе сохранения. Такие приемы, также как и многие другие, помогают администратору оценить основные компоненты планирования: степень риска, угрожающего коллекциям от действия различных неблагоприятных факторов; наиболее ценную часть коллекций; имеющиеся ресурсы; в частности время своих сотрудников; техническую экспертизу и финансовые ресурсы; и расчетную возможность конкретных действий. Результаты оценок вместе взятые служат для создания списка приоритетов.

Оценка степени риска.

Чтобы определить приоритеты в программе сохранения фондов вашего учреждения, необходимо иметь надежные исходные данные. Они касаются сведений о масштабах и типах имеющихся повреждений в коллекциях, об условиях окружающей среды, в которой материалы хранятся и используются, о технической оснащенности здания, системах управления, например, пожарной сигнализации, автоматическом пожаротушении и о мерах безопасности, которые защищают коллекции от повреждений, разрушений или утрат.

Обзор состояния коллекций.

Большое число наиболее крупных научных библиотек на протяжении последних 15 лет проводило интенсивное изучение состояния своих коллекций. Полученные обзоры дали надежные сведения о количестве кислотной бумаги, степени хрупкости бумаги, наличии неполных книжных блоков, повреждениях текста или изображений, о наличии повреждений переплетов. По этой теме имеется обширная литература. Большая часть обзоров показывает одну и ту же картину состояния коллекций. Поэтому, вероятно, теперь уже нет необходимости каждому отдельному учреждению проводить полное количественное обследование своих фондов, если только оно не располагает какими-нибудь специальными коллекциями и не содержит их в плохих условиях. В то же время полезно иметь данные хотя бы небольшой выборки единиц хранения из фондов, для того, чтобы удостовериться, что состояние изданий не отличается от аналогичных экземпляров в других учреждениях. Это также полезно для получения фактического материала при подготовке проекта бюджета или заявки на грант.

Обзор состояния окружающей среды.

Получение данных о состоянии окружающей среды, в которой хранятся и используются коллекции, для дальнейшего процесса планирования состоит по крайней мере в измерении и регистрации показателей температуры и относительной влажности воздуха, а также их колебаний в течение суток и в течение всего года. Помощь для проведения программы такого мониторинга может быть получена от исполнителей аналогичных региональных программ, от государственных библиотек, осуществляющих такую программу, или от ближайшей университетской библиотеки, где есть ответственный хранитель. Помощь консультанта часто необходима для того, чтобы правильно интерпретировать собранные данные и определить средства, необходимые для исправления ситуации.

Решение о том, насколько тщательно следует следить за микроклиматом в различных участках хранилища, является вопросом менеджмента, зависящим как от местных условий, так и от наличия ресурсов, необходимых для проведения обследования. Состояние окружающей среды в хранилище, включает также потенциальную угрозу повреждения объектов при их экспонировании на прямом солнечном свете и от типа источников искусственного освещения. В идеальном случае необходимо также измерять уровень загрязнения окружающей среды, но, как правило, такие работы откладываются до того момента, когда будет проводиться обновление или замена системы обогрева, вентиляции и кондинционирования здания.

Обзор защитных систем и практики работы с ними.

Для эффективной подготовки программы сохранения необходим также пересмотр различных систем и методов, предназначенных для предотвращения повреждения коллекций при хранении, использовании и обращении, а также для защиты от катастроф, вандализма и воровства. Оценка степени действенности защитных механизмов систем и методов позволяет прогнозировать подверженность разрушению коллекций в будущем, в том числе и от внезапного повреждения, вплоть до их полной утраты.

Необходимо проверить конструкцию здания, чтобы установить возможные источники возникновения пожара или протечек. Также нельзя оставлять без внимания систему пожаротушения и пожарной сигнализации. Надлежит оценить действенность систем безопасности, автоматических, и действующих с участием людей, а также планирования на случай чрезвычайной ситуации. Периодической проверке подлежат знания сотрудников и пользователей коллекций о правилах обращения с объектами и о надзоре за ними. Под контролем должна быть расстановка стеллажей в помещении, контракты на изготовление переплетов, микрофильмов, защитных приспособлений, в которых хранятся экспонаты. Полезно время от времени проследить путь следования нескольких объектов или коллекций с момента их приобретения через переплетную или картонажную мастерскую или размещение в другие приспособления, отражение в каталоге, расстановку на полках, правила использования посетителями, и условия временной передачи другим организациям, для того, чтобы найти все те точки, в которых объектам могло быть причинено повреждение. Такие проверки выявят потенциально опасные стороны сложившейся практике работы.

Определение ценности коллекций.

Сотрудники, желающие разработать стратегическую программу сохранения коллекций, должны определить ее интеллектуальную ценность по широте охвата и глубине раскрытия материала. В библиотеках для этой цели оказался очень полезным Конспект Группы Научных Библиотек (Research Libraries Group Conspectus), CALIPR, упомянутый выше. Он предлагает четыре простых вопроса для определения ценности коллекций книг по отношению к общим национальным ресурсам. Отчет Комиссии по Сохранению и Доступу будет включать свою схему оценки, которая поможет архивистам определить относительную стоимость и информационную ценность их коллекций.

Если фонд не хочет использовать ни один из способов, упомянутых выше, то следующие вопросы помогут установить научную и культурную ценность коллекции или отдельных публикаций с точки зрения приоритетности для учреждения, а также с общих позиций состояния документации по данному вопросу:

1. Насколько важна тема, раскрываемая в данной коллекции или публикации? Имеет ли она значение только местное, или национальное?

2. В каком соотношении коллекция или публикация находится с другими объектами в вашем хранилище, которое документирует ту же самую тему?

3. Как она соотносится с материалами, хранящимися в других учреждениях по той же самой теме?

4. Является ли информация, содержащаяся в данном объекте, уникальной или же она дублирует информацию, содержащуюся в документах, публикациях,или иных источниках, хранящихся в других учреждениях?

5. Является ли дальнейший сбор документации по данной теме одной из задач данного хранилища?

6. Почему лучше затратить средства на сохранение данного объекта, а не на приобретение нового?

7. К каким последствиям привело бы разрушение данного объекта в понимании соответствующей темы?

Осуществляя эту работу, полезно помнить, что для большинства хранилищ подавляющее большинство их экспонатов не имеет длительной ценности. Однако их объекты представляют текущий интерес и поэтому должны быть защищены от разрушения и прямого ущерба так, чтобы их можно было использовать как можно дольше.

Тот, кто проводит такую оценку, должен также проверить, обладает или нет данная коллекция или ее отдельный экземпляр ценностью и значением памятника культуры, принимая во внимание его денежную стоимость, другое ассоциированное с ним значение для общества. Присущая объекту содержательная ценность будет влиять на выбор приоритета сохранения. Она также будет определять, можно ли перевести объект в другую форму хранения и какую из технологий реставрации целесообразно к нему применить.

Имеющиеся ресурсы.

Информация, собранная о состоянии коллекций, условиях окружающей среды, других факторах, связанных с их хранением, оценка стоимости коллекций, как современной, так и в будущем, в конце концовнеизбежно сопоставляется со средствами, имеющимися у данного учреждения и его техническими ресурсами. Только после этого процесс планирования переходит в сферу реальных возможностей и должен определить те действия, которые фактически могут быть осуществлены.

Следует помнить, что некоторые меры, которые значительно увеличивают продолжительность жизни коллекций, можно осуществлять без добавок к бюджету учреждения и без значительного увеличения обозначенных в нем позиций. Например, обучение сотрудников и пользователей коллекций правильному хранению и обращению с объектами, пересмотр контракта на проведение переплетных работ так, чтобы он удовлетворял рекомендациям Стандартов Библиотечного Переплетного Института, проведение систематических мероприятий по поддержанию коллекций, составление плана на случай чрезвычайных ситуаций, соблюдение известных правил из области сохранения при покупке мебели и заказе оборудования, работа с инженерными службами в направлении стабилизации температуры и относительной влажности воздуха,. Проведение в жизнь многих требований, связанных с сохранением коллекций, в общей стратегии учреждения часто можно осуществить с помощью имеющегося штата и прежнего бюджета. Приведенный перечень не является полным, но он служит примером многих улучшений, которых можно достичь, просто изменив существующую практику, с учетом стандартов сохранения коллекций.

С другой стороны, для замены большого количества мебели в хранилищах или изготовления защитных приспособлений экспонатов, улучшения условий окружающей среды путем обновления здания или установки новой системы контроля климата, для проведения систематической программы перехода объектов на микроформы для осуществления реставрационных работ, в самом учреждении или на контрактной основе, требует увеличения бюджета. Более того, для трех последних видов деятельности требуется некоторый уровень опыта штатных сотрудников в менеджменте, связанном с вопросами сохранения вообще и консервации в частности. Это выходит за рамки короткого курса обучения или рабочей конференции, даже если указанная работа осуществляется по контракту.

Искусство управления.

Любой процесс планирования должен обязательно учитывать обстановку, в которой будет осуществляться намеченная программа. Поэтому необходимо быть настолько же внимательным к возможным препятствиям в умении вести дело, как и к техническим трудностям или нехватке ресурсов. Успех программы сохранения будет зависеть от готовности администрации хранилища поддержать рекомендованные перемены. Ее участие должно быть ярко выраженным с самого начала проекта и его следует непрерывно поддерживать, составляя отчеты о проделанной работе и заранее заботясь о том, чтобы все предложенные рекомендации были одобрены. Столь же важно удостовериться, чтобы хотя бы часть необходимых ресурсов была обеспечена. Это может быть время штатных сотрудников или использование существующего финансирования на новые темы. Иными словами, вам необходимо вовлечь в проект администрацию организации-учредителя и поддерживать ее заинтересованность в осуществлении проекта.

Многое также зависит от обстановки сотрудничества между работниками хранилища. Планирование должно предупреждать возможные конфликты, вовлекая в проект всех сотрудников, особенно, если характер их деятельности может измениться. Надлежит постоянно убеждать их в важности рекомендованных перемен. В систему общения также должны быть вовлечены сотрудники, работающие вне вашего хранилища, например, инженеры здания или строительные менеджеры. Их надо убедить в важности и неотложности задачи по усовершенствованию системы здания или его ремонту для обеспечения выживания коллекций.

Во всех случаях полезно располагать надежными данными о последствиях, к которым приведет задержка необходимых перемен, включая также стоимость восстановления разрушенных объектов в долларах, и давать прочную оценку стоимости необходимых преобразований. Программу разумнее представлять разбитой на отдельные этапы, чтобы каждая проблема в отдельности была четко определена и не казалась неограниченной. Так удается изыскивать различные необходимые ресурсы в течение нескольких лет или на каждый этап в отдельности.

Превентивная защита.

Следуя от сбора информации и планирования программы сохранения к установлению приоритетов и реализации ее этапов, полезно помнить, что главная ответственность любого администратора -- обеспечить наибольшую долговечность для коллекции в целом. Это не так просто потому, что учреждение должно защищать свои капитальные инвестиции в сохраняемые объекты, а также и по многим другим причинам. Важно понимать, что наиболее дешевый метод увеличения продолжительности жизни коллекции -- это высшая степень замедления процессов разрушения материалов. "Превентивная защита" играет почти ту же роль по отношению к библиотечным и архивным материалам, как и профилактическая медицина в отношении людей. Большинство видов деятельности, которые могут быть отнесены к разряду "превентивной защиты" -- хорошо известны, т.к. их обычно выполняет любое учреждение: пополнение фонда, переплет книг, особая обработка не-печатных материалов, размещение на полках, аккуратное обращение, техническая очистка библиотечных помещений и самих коллекций, микрофотокопирование, небольшой ремонт изданий и ограничение доступа к поврежденным экземплярам. Но в качестве компонентов целостной программы сохранения эти виды деятельности теперь будут осуществляться с ясным пониманием ихвоздействия на долговременное выживание коллекций и проводиться в соответствии с действующими стандартами в области сохранения. Поэтому профилактическую программу сохранения нельзя рассматривать как дополнение к обычной деятельности учреждения, скорее она является целостным компонентом ежедневно проводимых операций и постоянной ответственности хранителей.

Однако это не означает, что выполнение программы сохранения не требует затрат. Наиболее важной составляющей такой программы является система контроля климата, обеспечивающая стабильное состояние окружающей среды круглые сутки и на протяжении года в довольно узком диапазоне. Поддержание температуры и влажности воздуха на уровне, определенном национальными стандартами для различных типов носителей, может оказаться очень дорогим. Когда разрабатывается программа сохранения, стоимость